10 aastat kooselu juhtimissüsteemiga
Käesoleval aastal on möödunud 10 aastat ajast, mil Reparo Ehitus otsustas viia oma kvaliteedi-, keskkonna ning töötervishoiu ja tööohutuse juhtimissüsteemid vastavusse rahvusvaheliselt tunnustatud ISO-standarditega. Reparo Ehituse integreeritud juhtimissüsteem sai sertifitseeritud 2015 aastal. Selle tööjuubeliga seoses esitasime küsimused Reparo Ehituse OÜ tegevjuhile, Ülo Jaanisoo-le.
Mis on juhtimissüsteem?
Kui Reparo seisis valiku ees – kas edasi liikuda koos juhtimissüsteemiga või ilma selleta, siis oli kõige suurem küsimus, et mis imeasi on üldse juhtimissüsteem? Olime kuulnud sõna „Käsiraamat“ ja linnalegende stiilis nagu „kõik mõõdulindid ja loodid peavad olema taadeldud“. Meil endal puudus varasem kokkupuude juhtimissüsteemidega töötamisel. Saamaks täpsemalt aru asja olemusest, otsustasime pöörduda välise juhtimissüsteemide konsultandi poole, kes aitaks meid õigele rajale. Kirja sai pandud meie mõtted, meie rutiinid ja senised tegevuspraktikad igapäevaste tööde ja tegemiste korraldamisel. Kohtusime mitmete konsultantidega ja küsisime neilt – tehke meile selgeks, mis on juhtimissüsteem? Mäletan, et lihtsat ja selget vastust me ei saanudki. Täna, kümmekond aastat hiljem, oskan sellele küsimusele vastata ka ise. Juhtimissüsteem ongi see, mida sa igapäevaselt teed. Juhtimisüsteemi käsiraamat on see, kuhu sa kõik selle, mida ja kuidas sa teed, kirja paned. Ehk ettevõttesisesed kirjalikud kokkulepped, kuidas me oma teenust parimal võimalikul moel osutame, et olla kliendile esimene valik, et kaitsta meid ümbritsevat keskkonda ja meie töötajaid. Nii lihtne see tegelikult ongi.
Juhtimissüsteem ongi see, mida sa igapäevaselt teed
Miks te juhtimissüsteemi üldse lõime?
Juhtimissüsteem kui selline on igal ettevõttel niikuinii olemas. Millisel kujul, kui põhjalik jne see on omaette küsimus, aga mingil kujul on see olemas kõigil. Näiteks töötervishoiu ja tööohutuse juhtimissüsteem tähendab sisuliselt seda, et kui on järgitud ja täidetud töötervishoiu- ja tööohutuse seadusest tulenevad nõuded, siis on toimiv juhtimissüsteem 90% juba olemas.
Vajadus sertifitseeritud juhtimissüsteemi järele saab alguse enamikul ettevõtetel siiski välistest huvipooltest, näiteks tehingupartneri poolt. Ehituses on selleks enamasti kas riigihankijad või rahvusvahelised kontsernid. Paarkümmekond aastat tagas oli kvaliteedijuhtimissüsteem veel uudne ja seetõttu riigihangetel nõuti seda eriti usinalt. Nii ei jäänud ka Reparol muud valikut kui eluga kaasas käia ja juhtimissüsteem luua ja sertifitseerida.
Millised on õppetunnid – head ja vead?
Reparo Ehitusel on sertifitseeritud juhtimissüsteemid kvaliteedi-, keskkonna ning töötervishoiu ja tööohutuse osas. Mäletan, et kui asusime juhtimissüsteeme üles ehitama (tähendas see siis olemasolevate süsteemide täiendamist ja standardi nõuetega vastavusse viimist), et kõige rohkem oli pusimist tööohutusega. Tuleb tõdeda, et Reparo tööohutuse alane teadlikkus on nende aastatega teinud suure arenguhüppe edasi. Üks asi on see, et täita seadusest tulenevad põhinõuded – töökeskkonnaspetsialist, töökeskkonnavolinik, esmaabiandjad, riskianalüüs, tööohutusplaan, tööohutuse sisekontrollid jne jne. Tööohutuse valdkonnas on ehitussektor kindlasti kõige enam reguleeritud valdkond. Aga kui nõuded endale selgeks teha, asetada need tervikuna süsteemi, siis ei ole mitte midagi ülejõu käivat.
Suurim väljakutse on olnud eestvedamine – kuidas levitada ohutu töötegemise mõtteviisi oma töötajate seas, aga ka alltöövõtjate ning alltöövõtjate töötajate seas. Paljud nõuded tunduvad esmapilgul otsitud, isegi naeruväärsed, ja meie ülesandeks ongi teha selgitustööd, et mis on ühe või teise nõude taga. Näiteks võib tuua tööohutusalaste intsidentide registreerimine – asised töömehed ei kipu raporteerima kriimustustest, rääkimata ohuolukordadest, aga vastav info on tööandja jaoks kullahinnaga, et luua töötajate jaoks veelgi turvalisemat ja ohutumat töökeskkonda. Väiksematest vahejuhtumitest teada andmine ning nendele süsteemselt reageerimine aitab vältida tõsisema õnnetuse toimumist.
Suurim väljakutse on olnud eestvedamine – kuidas levitada ohutu töötegemise mõtteviisi
Keskkonna juhtimissüsteemi puhul on tegelikult sarnased väljakutsed – kaardistada keskkonna ohutegurid, töötada välja tegevusplaan, kuidas neid ohtusid ja riske vähendada. Koostöös töötajatega tuleb seada endale piisavalt ambitsioonikad eesmärgid, neid mõõta, tegevusi korrigeerida ja korrata. Selline tsükliline mõtteviis läbib kõiki kolme juhtimissüsteemi. Keskkonna-alaste eesmärkide seas toob lähitulevik meie töölauale ESG (Environmental, Social and Governance), mille võib lihtsustatult tõlkida kui jätkusuutlik ettevõtlus. Märksõnadeks saavad olema ehitusmaterjalide ja -tehnoloogiate valik arvestades nende keskkonna mõjusid lisaks tavapärasele kriteeriumile, milleks on hind. Selleks, et olla tulevikuks valmis, tuleb valmistuda juba täna!
Kvaliteedi juhtimissüsteem on arvatavasti see, millega kõik ettevõtjad ja juhid suuremal või vähemal määral isiklikult kokku puutuvad, olgu selleks siis riskide ja võimaluste kaalumine juhtimisotsuste tegemisel, eesmärkide püstitamine ja nende täitmise hindamine, protseduuride läbimõtlemine ja efektiivsemaks trimmimine. Igale ettevõttele vastavalt tema suurusele ja keerukusastmele. Ei ole vaja karta, et juhtimissüsteemiga kaasneb tarbetut bürokraatiat – juhtkond saab ise määrata, milline on tema jaoks vajalik ja piisav.
Kas võtaksite uuesti sama teekonna ette?
Miks meile on üldse juhtimissüsteeme vaja? Seda küsimust on meile aastate jooksul esitanud ka audiitorid. Tuleb tunnistada, et eriti algusaastatel salamisi mõtlesin, et teeme seda eelkõige sertifikaadi pärast, nii nagu väidetavalt paljud teisedki ettevõtjad. Juhtimissüsteemid on siiru-viirulised ja mitmekihilised nagu sibul. Selle sees olles ja sellega pidevalt tegeledes, avanevad pidevalt üha uued horisondid ja mitmed pusletükid on loksunud paika, millega varem midagi ei osanud peale hakata. Ajapikku on tekkinud veendumus, et juhtimissüsteemid aitavad läbi mõelda ja süstematiseerida juhtimist ja ettevõtte toimimist. Standarditele tuginevad juhtimissüsteemid pakuvad selleks töövahendeid – see on see mis esmapilgul tundub kui tüütu bürokraatia, aga neid töövahendeid kasutades märkad ühel hetkel, et see tõmbab endaga kaasa – alguses sind, siis keskastme juhid, siis kogu meeskonda ja märkamatult muudamegi väikeste sammudega maailma. Kindlasti julgen soovitada seda kõigile neile, kes veel kõhklevad – mina võtaksin selle teekonna uuesti ette ilma kõhklemata.
OÜ-l Reparo Ehitus on integreeritud juhtimissüsteem, mille hulka kuuluvad Kvaliteedi-, keskkonna ning Töötervishoiu ja tööohutuse juhtimissüsteem. Juhtimissüsteemid vastavad standarditele ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 ja ISO 45001:2018. 2024. aastal läbis Reparo Ehitus edukalt resertifitseerimise protsessi.